#15 Aufgabenmanagement

Shownotes

Gefühlt lauten die Prioritäten Richtig Wichtig, Super Wichtig und Supadupa Wichtig. Wie finde ich da heraus, was ich als erstes in Angriff nehme?

Stimmt, das Problem kennen sicher viele. Man sitzt in einem Meeting, auf dem Smartphone erscheint eine E-Mail nach der anderen und in Gedanken ist man vielleicht bei einem komplett anderen Projekt, das in 3 Tagen fertig sein soll.

Was es gilt in den Griff zu bekommen, ist: **Prioritäten – Ablenkung - Konzentration ** Dabei ist die Lösung tatsächlich einfach: Nämlich richtige Prioritäten zu setzen. Dazu hat der US-Präsident das Zeitmanagement-Prinzip entwickelt. Das Eisenhower-Prinzip. Wir wissen allerdings nicht, ob er es bereits in dieser Form angewendet hat. Fakt ist jedoch, dass es ein tolles Tool ist, das den Arbeits-Tag (oder auch den Lern-Alltag) vereinfachen kann.

Wie genau funktioniert das? Es geht darum, im ersten Schritt die anstehenden Aufgaben alle zu priorisieren und sie dann in **4 Typen **einzuteilen.

Du beantwortest für dich selbst einfach zu jeder Aufgabe diese zwei Fragen:

1. Dringlich: Was würde passieren, wenn ich die Aufgabe später erledige?
2. Wichtig: Kann die Aufgabe auch von jemand anderem übernommen werden, zum Beispiel einem Kollegen oder einer Mitarbeiterin?

Ausgehend von diesen Fragen gibt es dann 4 Varianten (ABCD): A-Aufgaben: Diese sind am dringlichsten und sind gleichzeitig die wichtigsten für dich oder das Unternehmen oder den Kunden. Solche Aufgaben sollten so schnell als möglich (Priorität) und von dir selbst erledigt werden.

Zum Beispiel: Eine dringende und wichtige Kundenanfrage. Und wenn sie nicht dringend ist, dann terminisieren. Das sind die B-Aufgaben.

B-Aufgaben sind wichtige Aufgaben, die aber nicht dringend sind.

Jetzt kommen wir zu den C- und D-Aufgaben, das sind die, die nicht wichtig sind. C-Aufgaben müssen, weil sie dringend sind, zeitnah erledigt werden. Da sie aber nicht wichtig sind, können sie auch von jemand anderes im Team übernommen werden. Sie können somit an eine andere Person delegiert werden. Beispiel: Kunde braucht dringend die Kopie einer Rechnung.

Zu Letzt noch die D-Aufgaben: Sie sind nicht wichtig und auch nicht dringend. Solche Aufgaben können entweder archiviert, oder gleich in den Papierkorb geworfen werden.

Bei den D-Aufgaben handelt es sich zum Beispiel um Mails, in denen man vollkommen unnötig in CC gesetzt worden ist. Man muss auch nicht immer alles gleich in den Papierkorb werfen, es gibt zumindest 2 Optionen für D-Aufgaben:

1. Papierkorb Alle Aufgaben, die keine Relevanz haben, werden identifiziert und sofort eliminiert, also in den Papierkorb verschoben.
2. Zwischenablage Unterlagen, die für derzeitige Aufgaben keine Funktion haben, kommen auf einen Stapel. Fallen gerade keine dringenden Aufgaben an, kann der Stapel bearbeitet werden. Ansonsten werden Unterlagen nach ein paar Monaten ohne vorherige Kontrolle weggeworfen.

Das sind dann die Zombie-Unterlagen – die Untoten Aufgaben

Die 4 Quadranten nochmals zusammengefasst – was ist zu tun? • A-Aufgaben: Sofort und selbst erledigen • B-Aufgaben: Terminisieren und später selbst erledigen • C-Aufgaben: Delegieren • D-Aufgaben: Aus der To-Do- Liste entfernen, also entweder auf den Friedhof oder den Zombiestapel

Der abschliessende Praxis-Tipp: einfach machen und die Aufgaben in einer Liste mit 4 Spalten erfassen.

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