#41 Registrierkassa und Belegerteilungspflicht - worauf Sie jetzt achten müssen

Shownotes

In den Jahren 2015/2016 hat das Steuerreformgesetz mit einer neuen Registrierkassenpflicht grundlegende Änderungen für Unternehmer gebracht, was die Erfassung von Barumsätzen betrifft.

Wenn Sie sich nun einen alten Greißlertresen mit einer eisernen Registrierkasse samt Handkurbel vorstellt, seien Sie beruhigt. Wir sind im 21. Jahrhundert angekommen. Deshalb geht es hier im Kern um ein elektronisches Aufzeichnungssystem, das schon in Form eines Tablets mit Belegdrucker alle Zwecke erfüllen kann.

Zur Verwendung verpflichtet sind Unternehmen:

• die einen Jahresumsatz von mehr € 15.000 je Betrieb erzielen • und sofern davon mehr als € 7.500 als Barumsätze anfallen.

Wenn beide Grenzen überschritten werden, muss der Unternehmer ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums für die Umsatzsteuer ein geeignetes Kassensystem besitzen.

Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.

Anders als man glauben würde, betrachtet die Bundesabgabenordnung als Barumsatz nicht nur solche, die mit Bargeld getätigt werden, sondern auch Zahlungen mit Bankomat- und Kreditkarten ebenso wie Gutscheinumsätze.

Die Einführung der Registrierkassenpflicht sorgte für großes Aufsehen, führte zu Skepsis, teils auch zu Ärger. Mit einigen Ausnahmen kommt der Gesetzgeber Unternehmen entgegen, denen die Umsetzung durch besondere Umstände erschwert ist.

Zu diesen Ausnahmen zählen:

• Kalte-Hände-Umsätze: Das sind Jahresumsätze bis zu 30.000 €, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, nicht jedoch innerhalb oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen ausgeführt werden, wie z.B. ein Bauernmarkt.

• Webshops und Automaten: Ausnahmen gibt es auch für gewisse Automaten und für Webshops, wenn die verwendete Software am Web-Server Veränderungen der Aufzeichnungen nachvollziehbar macht. • Berghütten: Weitere Erleichterungen liegen bei Jahresumsätzen bis 30.000 € vor, die auf Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten anfallen.

• Buschenschank und kleine Vereinskantine: Auch für Buschenschenken und Vereinskantinen muss unter gewissen Umständen keine Registrierkasse angeschafft werden.

Die Registrierkassenpflicht wurde mit 1. April 2017 noch einmal verschärft. Seither müssen Registrierkassen durch technische Sicherheitseinrichtungen gegen mögliche Manipulation geschützt werden. Bereits vorhandene oder bis zum 1.4.2017 gekaufte Kassensysteme müssen nachgerüstet werden. Dabei gewährleistet eine kryptografische Signatur jedes Barumsatzes mit einer dem Steuerpflichtigen zugeordnete Signaturerstellungseinheit die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Zur Nachprüfbarkeit ist die Signatur auf jedem einzelnen Beleg als QR- oder Strichcode festgehalten. Registrierkassen müssen daher über bestimmte im Gesetz definierte Eigenschaften verfügen.

Die Belegerteilungspflicht besagt, dass jeder Unternehmer – sofern er nicht unter die vorhin erwähnten bei der Registrierkassenpflicht Ausnahmen fällt – dem Kunden über geleistete Barzahlungen zwingend einen Beleg ausstellen und aushändigen muss.

Diese Registrierkassenbelege, die an Privatkunden ausgestellt werden, müssen folgenden Informationen enthalten:

• Name und Adresse des Unternehmers (eindeutige Bezeichnung) • Tag der Belegausstellung (Tag/Monat/Jahr) • fortlaufende Nummer (zur eindeutigen Identifizierung eines Geschäftsfalles) • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistungen • Betrag der Barzahlung (nach Steuersätzen getrennt) • maschinenlesbarer Signatur-Code (Barcode, QR-Code etc.)

Außerdem muss der Unternehmer von diesem Beleg eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und sieben Jahre aufbewahren.

Der Jahresbeleg 2022 (= Monatsbeleg Dezember) ist bis spätestens 15. Februar 2023 ans Finanzamt mittels BMF-Belegcheck App zu überprüfen und an das Finanzamt zu übermitteln. Die Übermittlung dient der Gewährleistung des Manipulationsschutzes deiner Registrierkassa. Der Beleg kommt übrigens bei der ersten Verwendung deiner Registrierkasse im neuen Jahr heraus!

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